Faktury i rachunki

Dane do fakturyPrzygotowanie dokumentu do realizacjiZakup u kontrahenta zagranicznegoProtokół odbioru środka trwałego, wyposażenia, licencji

UNIWERSYTET WARSZAWSKI

Wydział Psychologii (opcjonalnie)

Krakowskie Przedmieście 26/28

00-927 Warszawa

NIP 525-001-12-66

PL 5250011266 (dla transakcji zagranicznych)

UWAGA: Prawidłowo sporządzone dokumenty finansowe są podstawą rozliczenia zakupów. Do realizacji przekazywane są tylko dokumenty dostarczone do SFK i SBWZ w formie papierowej z prawidłowym opisem.

Dokumenty przesłane e-mailem nie będą realizowane

(w wyjątkowych sytuacjach należy skontaktować się z Pełnomocnikiem Kwestora)

Brak prawidłowych przygotowanych dokumentów uniemożliwia finansowanie zakupu ze środków będących w dyspozycji Wydziału Psychologii.

OPIS MERYTORYCZNY

Z tyłu faktury należy umieścić opis merytoryczny faktury, czyli szczegółową charakterystykę zrealizowanych zakupów. Opis powinien zawierać sprecyzowany przedmiot zakupu oraz cel jego dokonania. Pod opisem należy złożyć swój czytelny podpis wraz z datą.

Przykłady prawidłowo opisanego dokumentu:

Faktura / rachunek za czynne uczestnictwo (nazwisko osoby delegowanej) w konferencji (tytuł konferencji), która odbyła się/odbędzie się (data konferencji) podczas której został/zostanie przedstawiony referat pt. (tytuł referatu) omawiający tematykę realizowaną w ramach zadania badawczego: (tytuł tematu / numer tematu).
Faktura / rachunek za nocleg podczas konferencji (tytuł konferencji, data, miejsce). Udostępniony pokój dwuosobowy był wykorzystywany tylko przeze mnie.
Faktura / rachunek za korektę artykułu / tekstu (tytuł tłumaczonego tekstu). Potwierdzam wykonanie usługi zgodnie z zamówieniem.

Przykłady nieprawidłowo opisanego dokumentu:

Książki na potrzeby projektu
Usługa badawcza na potrzeby projektu
Oplata za udział na konferencji w dniach 21-23.09.2018 r. w Niemczech

UWAGA: podpis kierownika tematu powinien być czytelny

ŹRÓDŁO FINANSOWANIA

Na dokumencie należy podać źródło finansowania. Można podać dokładny numer projektu. Nie jest to jednak konieczne – dane uzupełni SFK lub SBWZ.

Przykłady:

Płatne z tematu BST
Płatne z tematu DSM
Płatne z tematu z GR-OPUS
Płatne z FID
Płatne z FWINS
Płatne z kosztów pośrednich

POTWIERDZENIE ZAPŁATY

W przypadku płatności gotówką, kartą lub przelewem należy podać pod opisem faktury numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot środków – nie dotyczy pracowników etatowych (zwrot środków zostanie dokonany na konto, na które wypłacane jest wynagrodzenie).

UWAGA: w przypadku płatności kartą lub przelewem z konta osobistego należy załączyć potwierdzenie dokonania płatności.

Przykład:

Dokonany zakup został opłacony kartą przez Annę Kowalską.

Proszę o zwrot na konto 11 2222 3333 4444 5555 6666 7777.

Podpis: Anna Kowalska

Dokonany zakup został opłacony gotówką przez Annę Kowalską.

Proszę o zwrot na konto 11 2222 3333 4444 5555 6666 7777.

Podpis: Anna Kowalska

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi należy dodatkowo podać na fakturze / rachunku następujące dane:

kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu);
datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta);
datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru – jeżeli został sporządzony;
w przypadku usługi – moment jej wykonania (dokładne daty);
w przypadku towarów – waga netto;
w przypadku książek – symbol ISBN;
w przypadku czasopism – symbol ISSN.

Do faktury za zakup środka trwałego (np. drukarka, komputer), wyposażenia lub licencji muszą zostać dołączone 2 egzemplarze wypełnionych i podpisanych formularzy: protokół odbioru lub OT – przyjęcie środka trwałego (tylko w przypadku środka trwałego).

UWAGA: Formularze przygotowywane są przez pracowników administracji ale niezbędny jest podpis osoby odpowiedzialnej za zakupiony składnik majątku WPs.